Última actualización: 22/08/2026 · Versión 2026.08.22
La presente política describe qué datos personales recopila el sistema, con qué finalidad,
quién los administra y bajo qué condiciones se almacenan y procesan. El uso continuo de la
plataforma implica la aceptación expresa de esta política.
1. Roles frente a los datos
El sistema es una herramienta de software provista por su desarrollador
(en adelante, el "Proveedor del Software") a la administración del
condominio (en adelante, el "Responsable del Tratamiento"). El
Responsable del Tratamiento es quien recolecta, gestiona y utiliza los datos
personales de los propietarios, residentes y empleados a través del sistema.
El Proveedor del Software actúa únicamente como facilitador técnico de la plataforma
y mantiene la infraestructura de base de datos por razones operativas y de soporte;
no es propietario de los datos ni los utiliza para fines distintos al funcionamiento
del sistema.
Corresponde al Responsable del Tratamiento informar a propietarios, residentes y empleados
sobre el tratamiento de sus datos y poner esta política a su disposición. El sistema la mantiene
accesible de forma permanente a todos los usuarios y deja constancia electrónica de su
despliegue a cada cuenta.
2. Datos que recopila el sistema
El sistema almacena, según corresponda al perfil de cada usuario:
- Identificación: nombre completo, cédula o documento de identidad, rol asignado.
- Contacto: correo electrónico, número de teléfono (en algunos casos).
- Credenciales: contraseña cifrada con algoritmo de hashing irreversible (no se almacena la contraseña en texto plano).
- Vinculación con el inmueble: edificio, número de unidad, alícuota y asignación como propietario, residente o empleado.
- Datos financieros operativos: recibos emitidos, cobros, pagos reportados, métodos de pago, referencias bancarias, saldos.
- Comprobantes de pago: los archivos que el usuario adjunta al reportar un pago pueden contener números de cuenta, nombres de titulares y montos, incluidos los de terceros que efectúen el pago en su nombre. Estos archivos se almacenan fuera del directorio público del servidor y solo se sirven mediante enlaces firmados y de vigencia limitada.
- Datos de uso: dirección IP, agente de usuario (navegador), fecha y hora de acceso, eventos de auditoría (login, cambios sensibles, aprobaciones, entre otros).
- Constancia de políticas: fecha, versión aceptada o notificada, dirección IP y navegador desde el que se produjo, junto con una huella digital del texto mostrado.
3. Finalidad del uso de los datos
El correo electrónico, nombre y demás datos personales se utilizan exclusivamente para:
- Autenticar al usuario y mantener sesiones activas seguras.
- Enviar comunicaciones operativas del condominio: recibos, comprobantes de pago aprobados, recordatorios de cobranza, avisos y notificaciones de la administración.
- Recuperar el acceso a la cuenta cuando el usuario lo solicita.
- Verificar la identidad del administrador en operaciones sensibles mediante códigos enviados al correo registrado.
- Generar reportes contables, estados de cuenta, conciliaciones y comprobantes para residentes y propietarios.
- Cumplir con la trazabilidad y auditoría interna del sistema (registro de quién hizo qué y cuándo), con fines de seguridad y soporte.
Los datos no se utilizan con fines comerciales ni publicitarios, y no se venden
ni intercambian con terceros. Los únicos proveedores que intervienen en su tratamiento son los
indicados en la cláusula 5.
4. Almacenamiento y seguridad
La información se almacena en un servidor de base de datos administrado bajo la
infraestructura contratada por el Responsable del Tratamiento o, en su defecto, en
un servicio de hosting compartido. Se aplican controles técnicos razonables:
contraseñas cifradas, conexiones por HTTPS cuando el hosting lo permite, registro
de auditoría, bloqueo temporal tras múltiples intentos fallidos de inicio de sesión,
verificación por código para acciones sensibles, y almacenamiento de los archivos
adjuntos fuera del directorio público con acceso mediante enlaces firmados.
Ningún sistema es completamente invulnerable; el Proveedor del Software implementa
medidas razonables pero no garantiza la seguridad absoluta frente a ataques
externos, vulnerabilidades de terceros (hosting, proveedor SMTP, navegadores) o
prácticas inseguras del propio usuario.
5. Proveedores que intervienen en el tratamiento
Para operar, el sistema se apoya en proveedores tecnológicos que pueden almacenar o transmitir
datos personales, actuando bajo instrucción y sin autorización para usarlos con fines propios:
- Alojamiento web y base de datos: el proveedor de hosting contratado para el despliegue, cuyos servidores pueden encontrarse fuera del territorio nacional.
- Envío de correo electrónico: el servidor SMTP configurado por el Responsable del Tratamiento, que procesa destinatario, asunto y contenido de las comunicaciones operativas.
- Plataforma de soporte y suscripción (Cyberia): operada por el Proveedor del Software, conforme a la cláusula siguiente.
El Responsable del Tratamiento reconoce y acepta que, por la naturaleza de estos servicios, la
información puede almacenarse o transitar por servidores ubicados fuera del territorio de la
República Bolivariana de Venezuela.
6. Integración con la plataforma de soporte
El sistema se integra con Cyberia, plataforma del Proveedor del Software destinada a la gestión
de tickets de soporte y de la suscripción del servicio. Al abrir un ticket se transmiten a dicha
plataforma el nombre y el correo electrónico de quien lo reporta, el asunto, el contenido del
mensaje y los archivos que se adjunten. Para la gestión de la suscripción se transmiten los
datos de contacto del administrador y la información de los pagos reportados.
Esta información se emplea exclusivamente para atender el soporte y administrar la suscripción;
no se usa con fines comerciales ni se comparte con terceros. Se recomienda no incluir en el
cuerpo de los tickets datos personales que no resulten necesarios para resolver la incidencia.
Respecto de estos datos, el Proveedor del Software actúa como responsable.
7. Conservación de los datos
Los datos se conservan mientras el usuario mantenga vínculo con el condominio
(propietario, residente, empleado, administrador) y por períodos adicionales
razonables para cumplir obligaciones contables, fiscales o legales; en particular, los
recibos, pagos y comprobantes se conservan por el plazo que impone la legislación mercantil
aplicable a los libros y comprobantes. La decisión de eliminar o anonimizar datos corresponde
al Responsable del Tratamiento.
8. Derechos del titular de los datos
Conforme al artículo 28 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, cualquier
persona registrada puede solicitar acceder a sus datos, rectificarlos si están incorrectos,
solicitar su eliminación cuando ya no exista vínculo con el inmueble, u oponerse a usos
específicos.
Estas solicitudes deben dirigirse a la administración del condominio (Responsable del
Tratamiento), que es quien debe atenderlas, y no al Proveedor del Software. Las solicitudes
referidas exclusivamente a los datos tratados en la plataforma de soporte (cláusula 6) pueden
dirigirse al Proveedor del Software a través del módulo de soporte del sistema.
9. Cálculos automáticos
El sistema calcula de forma automática saldos, estados de cuenta, vencimientos y condición de
morosidad a partir de los parámetros configurados por el Responsable del Tratamiento. Dichos
cálculos son una herramienta de apoyo: no constituyen una decisión definitiva, son revisables
por la administración y cualquier discrepancia puede plantearse ante ella a través del módulo
de tickets.
10. Cookies y sesión
El sistema utiliza una cookie de sesión estrictamente necesaria para mantener al
usuario autenticado mientras navega. No utiliza cookies de seguimiento, publicidad
ni análisis de terceros.
11. Comunicaciones por correo
Los correos enviados desde el sistema (recibos, comprobantes, recordatorios, códigos
de verificación) son comunicaciones operativas, no publicitarias. Se envían a través
de un servidor SMTP configurado por el Responsable del Tratamiento.
12. Limitación de responsabilidad del Proveedor del Software
El Proveedor del Software entrega la plataforma "tal cual" para su uso por parte
del condominio. No es responsable por:
- La exactitud, completitud o validez de la información que carga o procesa el Responsable del Tratamiento.
- El uso indebido, fraudulento o negligente de los datos por parte de administradores o usuarios con credenciales válidas.
- Filtraciones, accesos no autorizados o pérdidas derivadas de credenciales compartidas, equipos comprometidos, configuraciones débiles del hosting o ataques externos.
- Errores en cálculos contables, liquidaciones o registros que dependen de la información ingresada por el Responsable del Tratamiento.
- Interrupciones del servicio originadas en el hosting, el proveedor de correo o terceros.
Cualquier reclamación, requerimiento legal o solicitud de información de organismos
regulatorios sobre los datos contenidos en el sistema deberá dirigirse al
Responsable del Tratamiento.
13. Cambios a esta política
Esta política podrá actualizarse para reflejar mejoras al sistema o ajustes
legales. La fecha y la versión vigentes aparecen al inicio del documento. Cuando se publique
una versión nueva, el sistema volverá a solicitar la aceptación del Responsable del Tratamiento
y dejará constancia de la nueva notificación a los demás usuarios.
El ingreso, acceso y uso continuo del sistema implica la aceptación expresa de esta
política de privacidad de datos.
